Revisión por la Dirección, ISO

¿Cómo hacer la Revisión por la Dirección?

Una de las primeras causas de estrés  para el nuevo Responsable  de Calidad es la tan temida “Revisión por la Dirección”.

La Norma ISO 9001; 2008 es clara en su punto   5.6.1 sobre  Generalidades:

“La alta dirección debe revisar el sistema de gestión de la calidad de la organización, a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. La revisión debe incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión de la calidad, incluyendo la política de la calidad y los objetivos de la calidad.

Deben mantenerse registros de las revisiones por la dirección (véase 4.2.4).”

Traduciéndolo al “buen cristiano” la Revisión por la Dirección es la reunión que realiza  el Representante de la Dirección  de forma programada, al menos una vez al año, donde se presentará  el estado del Sistema de Gestión y sus oportunidades de mejora a la “Alta Dirección” es decir, los gerentes, de lo cual se  tendrá que dejar registro, (de lo contrario se obtendrá una  No Conformidad.)

Veamos, la Revisión se compone de Información de Entrada e Información de Salida.

La norma es clara una vez más, en los puntos mínimos que deberás tratar en tu presentación, respecto a la información de entrada:

ISO 9001:2008 5.6.2 Información de entrada para la revisión

La información de entrada para la revisión por la dirección debe incluir:

a)      Los resultados de auditorías,

b)      La retroalimentación del cliente,

c)       El desempeño de los procesos y la conformidad del producto,

d)      El estado de las acciones correctivas y preventivas,

e)      Las acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas,

f)       Los cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, y

g)      Las recomendaciones para la mejora”

Recomendamos hacer una presentación en PowerPoint, Prezi o similar, sencilla y directa, evita que las reuniones sean muy largas, recuerda que la presentaras a gerentes que tienen otras preocupaciones que atender y, pronto te destacaras si eres conciso en los puntos que tratas.

Recuerda que son los puntos mínimos, pero no los únicos que debes trabajar, es un error común que al estar certificada la empresa en más de una Norma, se realice una política y una Revisión por la Dirección aparte, lo mejor será integrarlas.

Ahora veamos paso a paso que puntos deberías tratar en la revisión:

En lo personal empiezo por la agenda, es decir, les presentó el detalle de los puntos que trataremos.

A continuación empiezo de la siguiente manera:

  1. 1.       Resultados de las auditorias: Es el primer punto a tratar, se explican los resultados de la Auditoria Externa e interna realizada  entre esta y la anterior revisión. Se explica las No Conformidades mayores y menores que podrían haberse detectado, el seguimiento de estas y los plazos para cerrarlas (tendrás que tener la evidencia a la mano, en caso que alguno de los gerentes quiera el detalle del cierre de dicha No Conformidad.)
  1. 2.       Retroalimentación del cliente: Explicas brevemente los resultados del análisis de satisfacción al cliente, es decir, “El nivel de satisfacción, según la última encuesta de octubre, es del 75 %, pero la meta es del 83%,  la satisfacción se redujo desde que se eliminó el 50% de la planilla del personal de atención al cliente, tal como lo muestra la siguiente gráfica, donde los clientes se quejan de….Se recomienda corregir este problema  por medio de…..”. Además conviene agregar un análisis de las quejas de los clientes, ya que arrojan un…etc…
  1. 3.       El desempeño de los procesos: Se describe el comportamiento de los distintos procesos de la empresa según sus indicadores, por ejemplo: En el primer trimestre del año el revenue se mantuvo 5% sobre la meta pero en el segundo se ve un ligero decremento….El departamento de ventas por su parte cuenta con  5 nuevos miembros que han aportado 9 clientes nuevos que hacen llegar a la meta semestral de 6 cuentas nuevas etc….
  1. 4.       El estado de las acciones correctivas y preventivas: Se detallan las acciones correctivas y preventivas tratadas durante ese periodo explicando cómo se han cerrado.
  1. 5.       Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas: Como su nombre lo indica, explicas como van las acciones de revisiones anteriores, si es la primera, solo menciónala y explicas brevemente, ya que en caso que hay auditores más enfocados a buscar No Conformidades que Conformidades, y buscaran hasta una tilde mal puesta para levantarte una No conformidad, por ello, mejor menciona el punto, aunque sea la primera.
  1. 6.       Los cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad: Describes todos los cambios que pueden afectar a tu sistema de calidad, por ejemplo: “4 nuevas políticas de Ventas”; “Cambios en la legislación del país hace que…. “etc.
  1. 7.       Las recomendaciones para la mejora: Presentas una serie de sugerencias para fortalecer los puntos débiles de tu sistema.

Recuerda, estos son los puntos mínimos, no los únicos que debes de tratar. También debes agregar “Revisión de la política y objetivos de calidad”  “Recursos” etc.

ISO 9001:2008 5.6.3 Resultados de la Revisión

Los resultados de la revisión por la dirección deben incluir todas las decisiones y acciones relacionadas con:

a)      La mejora de la eficacia del sistema de gestión de la calidad y sus procesos

b)      La mejora del producto en relación con los requisitos del cliente, y

c)       Las necesidades de recursos.

Es por ello que la salida mínima debe ser manejada así:

  1. 1.       La mejora de la eficacia del sistema de gestión de la calidad y sus procesos La conclusión de las mejoras que se realizarán para mejorar el sistema  y sus procesos, por ejemplo: “Se establece una revisión de procedimientos al menos una vez al año”; “Se formarán al menos 2 auditores internos de la Norma por departamento, quienes darán apoyo a los dueños del proceso para la mejora de procesos.”
  1. 2.       La mejora del producto en relación con los requisitos del cliente: La explicación clara, como hará la empresa para cumplir de mejor manera con los requisitos que quiere el cliente, (claro está, debe hacerse tomando en cuenta el presupuesto)
  1. 3.       Las necesidades de recursos: Explicas a detalles los recursos necesarios para poder trabajar

Debes notar, que si tu sistema de Gestión es Integrado, lo mejor será hacer una revisión integrada y podrás realizarlo de forma sencilla, ya que los puntos de la revisión de las distintas normas son muy parecidos, pero lo trataremos en otro tema.

Saludos

 

 

Comments (9)

  1. Pingback: Documentación Obligatoria para una Auditoria de Calidad ISO 9001:2015 | 5 Consultores

  2. Hola, gracias por compartir este valioso post. La revisión por parte de la dirección es una excelente oportunidad para demostrar de verdad, cómo estás llevando y gestionando tus procesos, ante los directivos principales de la empresa. A mí como directivo de gestión de personas, me dio mucho resultado mostrar en el punto del desempeño de mis procesos, a través del comportamiento de KPI´s poderosos en cada uno de los subprocesos que componían el CMI para la gestión de personas. Después llegaba a conclusiones si eran o no efectivos a cada subproceso y el sistema en general. Algunos de esos KPI’s los pueden ver en mi enlace, http://disolgich.blogspot.com/2015/11/los-27-kpis-que-transformaran-tu.html. Saludos

    • Muchas gracias Juan Carlos por ampliar el tema con los indicadores, me recuerda a una campaña que enviamos el año pasado que decía “lo que no se Define, no se puede registrar, lo que no se Registra, no se puede analizar, lo que no se Analiza, no se puede medir, lo que no se Mide, no se puede controlar, lo que no se Controla, no se puede MEJORAR, ese proceso es el que debemos presentar a la Dirección para lograr las decisiones en la fecha de la revisión y solo es posible demostrarlo con indicadores.

      Saludos y gracias por visitar el Blog.

  3. Depende, la norma no lo establece como obligación, pero si tu procedimiento establece que debe estar en 2 o más registros entonces tendrás que hacerlo según tu procedimiento. Eso si, por experiencia, te puedo decir que no es una buena idea, entre menos documentos y registros crees es mejor. Un buen Sistema de Gestión, debe ser efectivo, esbelto y únicamente con la documentación necesaria. Te recomiendo que lo resumas a un procedimiento, una minuta oficial de la Revisión y el Registro de que se cerraron todas las acciones acordadas en la Revisión. Saludos

    • Estimado, la IATF 16949 es la norma de calidad especifica para el sector automotriz, pero no he tenido la oportunidad de tenerla en mis manos, por lo que no podría responder tu pregunta.

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