ISO 9001 ISO 14001 ISO 45001 ISO 27001

Contexto de la Organización, paso a paso

Hoy iniciaremos con la sección 4 de la Norma ISO 9001:2015 el cual contempla el contexto de la Organización

Como sabemos, el análisis del contexto es un punto obligatorio para varias normas:

imagen 1 comparación de normasComo podemos ver la sección 4 esta subdividida en 4 partes:

  1. Contexto de la Organización

4.1 Comprender la organización y su contexto

4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

4.3 Determinación del alcance del Sistema de Gestión

4.4 Sistema de Gestión y sus procesos

En el tema de hoy, explicaremos como realizar el Análisis de Contexto paso a paso,  con lo cual  cubriremos los puntos 4.1 y 4.2.

El análisis de Contexto es fundamental para el sistema de Gestión, ya que nos permite determinar los problemas Internos y externos de la organización, las fortalezas, las cuestiones legales, de mercado, social y económica que nos puedan afectar, y en caso de no realizarla de forma profunda,  aportará ningún valor a la organización y en el peor de los casos, nos puede ocasionar inconformidades en la Auditoria al Sistema de Gestión.

La Norma no especifica el método a utilizar, por lo que nos da libertad de escoger según sea la necesidad de nuestra organización.

Los métodos más comunes son el FODA y el Análisis de  Stakeholders.

En este caso, no usaremos estos métodos, ya que buscamos hacerlo de forma más completa, que abarque tanto el contexto interno y externo

Como la comprensión y expectativas de las partes interesadas.

Dividiremos el análisis en dos partes, a la primera la llamaremos Entorno Interno y a la segunda Entorno Externo:

 

1 Contexto Interno

1.1.        Productos y Servicios

1.1.1.     Oferta de Productos y Servicios

Acá detallamos los productos y servicios que ofrecemos a nuestros clientes

1.1.2.     Importancia Relativa

La importancia relativa se refiere a la importancia que tienen los productos y servicio claves para las finanzas de nuestra organización, es decir

“el ochenta por ciento de los ingresos de la empresa son generados por servicio técnico, mientras el veinte por ciento, es producido por la venta de productos electrónicos.”

1.1.3.     Logística

Se refiere a la  forma que funciona nuestra cadena logística para la entrega de productos y servicios,  es recomendable especificar el tiempo

                Promedio  de entrega del producto y/o servicio desde que el cliente firma su aprobación. (Este punto nos ofrecerá una excelente radiografía de  nuestra eficiencia en procesar pedidos.)

1.2.        Clima Organizacional

Al menos debemos cubrir los 3 puntos siguientes, además de agregar cualquier otro punto que consideremos destacar del clima organizacional de nuestra empresa.

1.2.1.     Misión

1.2.2.     Visión

1.2.3.     Valores

1.3.        Perfil de la fuerza de trabajo

1.3.1.     Cantidad

Agregamos  y explicamos las estadísticas  de nuestros colaboradores, cuántos hombres, cuántas mujeres, cuantos contratados directamente, cuantos subcontratados.041515_1510_Contextodel1.png

1.3.2.     Escolaridad

Siempre apoyados en datos estadísticos provistos por RRHH, agregamos con el nivel de detalle que se considere pertinente, la escolaridad de los colaboradores por departamento.

041515_1510_Contextodel3.png

Fuente: RRHH, mayo 2015

041515_1510_Contextodel2.pngFuente: RRHH, mayo 2015

1.3.3.     Nivel socioeconómico

Usando de base, las tablas de ingreso nacionales del país donde opere nuestra organización, ubicaremos en que grupos se encuentran los colaboradores.041515_1510_Contextodel4.png041515_1510_Contextodel5.png

1.4.        La organización

En esta parte, especificamos todo lo referente a la estructura organizacional de la empresa.Organigrama y Niveles

1.4.1.     Esquema de la organización

(Insertamos el organigrama de la empresa)

1.4.2.     Requisitos especiales de Calidad, Ambiente, Salud y/o  Seguridad de la información

Según sea la norma en que estemos certificados, explicaremos los requisitos especiales según sea nuestro producto y servicio, por ejemplo, si estamos certificados en Seguridad de la información, explicaremos los requisitos especiales convenidos con el cliente, o propios de la organización para garantizar la integridad de la información.

1.4.3.     Infraestructura

Detallamos nuestra infraestructura física y Tecnológica

1.4.4.     Requerimientos regulatorios

Son los Reglamentos internos y externos que afectan nuestras operaciones.

1.4.5.     Normas de Calidad, Ambiente, Salud  y Seguridad de la información

Se refiere a las leyes del país, directamente relacionadas  a la certificación que tenga nuestra empresa, es decir, Reglamentos ambientales, Reglamentos de Seguridad Ocupacional etc.

  1. Entorno Externo

2.1.        Mercado

2.1.1.     Clientes

2.1.2.     Competencia

2.1.3.     Grupos de interés

2.2.         Proveedores

2.2.1.     Proveedores

                 Especificamos los tipos de proveedores que tenemos, como es la interacción con ellos, que requisitos mínimos deben poseer para cumplir con los requerimientos de la empresa y específicamente con los requisitos de nuestro Sistema de Gestión.

2.2.2.    Asociados

En caso de tener asociados, distribuidores o similares lo mismo que el punto anterior

2.3.        Requisitos clave en su cadena de suministro

Los requisitos clave para todos los proveedores y asociados que están relacionadas a la cadena de suministros vital, para que no se interrumpan las Operaciones de la empresa.

Recordemos que estos son los puntos mínimos, se pueden agregar otros factores  políticos, sociales o económicos que consideremos que afectan a nuestra organización.

El objetivo de agregar nivel de detalle al Análisis de Contexto es aumentar su valor para la organización, para evitar hacer un documento que únicamente sea un documento más.

Puedes descargar la plantilla para el Contexto de la Organización por medio de este link:

Plantilla Analisis de Contexto

Comments (33)

    • Hola Mary, al parecer el formato editable se despliega mal en los navegadores, ya actualizamos el link para colgarlo a través de Google Drive, puedes darle al vínculo y te llevará al archivo el cual podrás descargar en formato .docx

      Saludos y déjanos saber si te fue posible descargarlo.

  1. Se me hace muy rebuscado……lo importante es que la norma no marca utilizar algún método….según el giro y características propias del negocio, deberemos decidir

    • Abraham, en efecto, la norma no indica un metodo especifico para realizarlo, deja abierto a cada Jefe de Calidad que metodo utilizar, algunas empresas pequeñas optan por el FODA (fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas) ya que es un metodo sencillo y eficaz para abordar negocios de estructura basica. En este caso, les propongo el formato que hemos aplicado a empresas complejas y el cual ha funcionado muy bien en auditorias externas. La idea es que puedan agregar o quitar las partes que consideren necesarias para adaptarlo al rubro de su negocio, con el fin que el documento aporte un valor agregado a la alta dirección, ya que recordemos que una de las principales fallas de la ISO 9001:2008 fue generar documentos sin valor para la empresa, unicamente utiles para pasar auditorias. Problema que se intenta corregir en la ISO 9001:2015. Saludos.

  2. Muy interesante la forma de trabajar parte del númeral 4, les agradezco el aporte. Tienen alguna otra propuesta para los demás numerales?

    • Que bueno saber que te haya gustado Yanneth, tenemos varias propuestas mas, las cuales ya pasaron la prueba de fuego de las auditorias internas y externas. Proximamente las estaremos subiendo

  3. Hola me parece muy interesante su pagina abordan temas que son muy buenos para los que estamos inmersos en sistemas de gestión, podrían enviarme el formato ya que me marca error

  4. Alejandro Rodríguez Carrillo - Reply

    Muy buena información, pero te falto indicar que debes de decir cada cuando se volverá a revisar el contexto, ya que va a ir cambiando.

  5. Buenas tardes,
    Me parece una metodología bastante práctica, estaba intentando buscar algo que me orientara como realizarlo, sin embargo no puedo descargar la plantilla. Me la podrían facilitar por correo?

  6. Buen día,

    Los felicito de ante mano por brindarnos abiertamente este tipo de herramientas, sin embrago no puedo abrir ninguno de los enlaces, seria posible que me lo facilitaran en correo electrónico.

    Muchas gracias!.

  7. Hola buen día:

    Me parece muy interesante el documento que elaboraron sobre el contexto de la organización. Este documento es muy útil para la gerencia de la empresa, pero ¿qué información se debe presentar al auditor de calidad a fin de no presentarle datos confidenciales?

    • Estimada Angelica, lo ideal es presentar toda la información requerida por el encargado de Calidad para crear o actualizar este documento, al cual ÚNICAMENTE tendrá acceso la Alta Dirección, PERO, si hay problemas de información demasiado sensible que no pueda ser conocida por todos los miembros de la Alta Dirección, el procedimiento para arreglarlo es solicitar al Gerente General que se supriman los puntos del formato que pongan en riesgo la información confidencial de la empresa, entonces el encargado de calidad podrá eliminar esos puntos del formato, de lo contrario, si no se elimina del formato y no das la información te tendrian que levantar una No conformidad. Espero haber contestado tu pregunta, pero por cualquier duda con gusto.

  8. Ivan. El contexto son solo entradas del sistema, se generan algunas conclusiones con esa informacion?, se tiene alguna salida o solo es un “panorama” de la empresa y con eso se cumple la clausula.

    • Estimado Jesus
      El contexto de la organización es una generalidad solicitada en la norma, tu puedes diseñar el documento que mejor se acomode a tu organización, algunos expertos sugieren hacer un FODA, otros, recomendamos un documento más extenso pero más completo como este. con el cual cumples la clausula (ya fuimos auditados de forma externa con este documento) respecto a agregar conclusiones tu lo decides, aunque no lo recomiendo, ya que la idea es presentar a la Alta Gerencia una radiografía lo más fiel de la organización, es decir, presentarles el “contexto” donde opera, para que ellos saquen sus propias conclusiones, según al departamento que pertenezcan.
      Saludos.

  9. Gracias estaba hecha bolas con este punto y ya me quedo claro una pregunta utilizado este complemento ya no es necesario anexar el FODA verdad.

    El contexto de la plantilla ya paso la prueba de fuego es pregunta

    • Saludos Laura.

      La respuesta es si, cuando usas esta plantilla ya no necesitas usar el FODA, claro esta, recuerda que la plantilla presentada no esta escrita en piedra, puedes modificarla, agregarle o quitarle ´partes, según las necesidades de tu empresa. Esta plantilla ya pasó la prueba de fuego en una auditoría externa. El único cuidado que debes tener es que la información que pongas sea útil para la alta gerencia y que sea verificable, ya que algunos auditores son un poco quisquillosos. Espero haber podido ayudarte.

      ¡Muchos éxitos!

  10. hector de la garza - Reply

    Hola, realmente es una manera muy inteligente de abordar el requiso, los felicito por su análisis, no me ha sido posible descargar la plantilla me puedes ayudar ?

  11. Buen día, interesante el análisis, ahora pregunto: todos estos análisis se realizan, existe la información antes de ISO 9001-2015,¿ imprescindible tener esta planilla ó un procedimiento ó documento especifico con esta información…..?

  12. jorge enrique linares rodriguez - Reply

    Buenas tardes, como se puede realizar el alcance del sistema de gestión para la empresa

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